美国城市311市民服务系统

自从1996年美国 马里 兰州 的巴尔的摩 市首次在美国城市建立311系统之后,美国政府成它立在包括纽约 、芝家哥在内的26个城市和地区建立了311市民服务系统,为节约政府资源,实现政府办公流程化,提升政府办事效率创建了典范,也为市民提供了更简便、更快捷的信息提供和获取方式,成为新一代电子政务的建设典范。针对目前国内正在广泛建设市民服务中心,这一领域美国的先进经验是什么————

美国311市民服务系统由马里兰州的巴尔的摩市于1996年首创。当时“311”是一个集40多个市政府部门对外公布的电话为一体的专线电话,为市民提供服务并接收社会监督,受到市民的极大欢迎。之后,美国的钗h分析研究机构都将巴尔的摩的这一策略视为其实施E-Government和CRM的典型案例进行研究,美国的其他城市开始陆续的进行效仿,到1997年,美国联邦电讯委员会决定在全国范围内将“311”预留为非紧急求助号码。到2005年底,美国已有纽约、芝加哥 、华盛顿 、洛杉矶 、底特律 等26个城市建立了311市民服务系统,成为保证政府和市民间通过所有可能渠道进行沟通交流的有效手段。

311市民服务系统建设的起因,是早些年美国的地方政府部门都开设并向社会公布了各自的服务热线或监督电话,但一方面号码众多不便于市民记忆,另一方面各部门对外服务的形式和内容完全由各部门自己解释和决定,没有统一的要求和标准,造成利用率低、满意度差,使这些政府热线基本上都没有发挥作用。而311市民服务系统是以城市为单元的,每个城市所建设的311系统基本可以联动所有的政府管理相关部门,实现为市民提供各类政府信息和服务查询、以及公共事业的办理,市民也可以通过311服务系统向政府反映意见、提出建议、投诉控告等。

311系统的运行

美国城市 建设运营311市民服务系统的关键可以这样来概括:用户响应系统(CSR)则是311的神经支柱,呼叫中心的座席员(包括管理席)是311系统的心脏和大脑。

CSR利用一套计算机系统来处理用户接入,实现三个主要的部份

第一部分:标准信息包括谁来的电话、什么时间打的电话、他需要什么帮助。这些问题被数据库保存起来。

第二部分:如果记录内容涉及特殊问题,操作员必须向其询问一些特别事项。例如:来电人讲的是有关被弃车辆问题,这时操作员被提示询问是否有危险、现在的状况、生产厂家、型号、颜色、年代和车的式样。

第三部分:有关来电人的姓名、地址和电话号码。

这种接入形式只是CSR系统处理市民求助问题的开始,从问题被保存到CSR系统那一刻起,其它程序被自动启动,这些处理内容包括:

Ø 将要求指派给主管的市政部门和机构

Ø 创建适当工作命令

Ø 指定并分派给工作组

Ø 创建后续的工作命令

Ø 分派给后续的工作组

Ø 在处理的适当时间内调整部门间的工作程序。

用户响应系统提高了政府信息处理的能力,使政府跟踪掌握问题的进展变得极其容易,能在第一时间内掌握有关问题的详细、准确资料。

例如在托车处理上,借助用户响应系统,警察局或相关政府部门可以将所有与被弃车辆或与托车有关的活动置于管理之下,从被弃车辆或因违章原因暂扣的车被托走的那一刻起,到车从暂扣地点取出,整个活动都被跟踪,包括发出通知、在法律规定的时间内暂扣、办理暂扣手续等,用户响应系统还可经过评估,确定是否发还被扣车辆。

成永□铪]素二:用专业化运营手段来运营呼叫中心。311市民服务中心的每个操作人员都受过内容广泛的培训,具备丰富的知识,以保证对每一个来电都能做出及时、礼貌和专业的回答。在纽约、芝加哥等国际大都城中,311系统为市民提供超过100种语言的热线服务,因此每个311操作员还必须学会多达几十种语言的关键词汇,以便能够将来电接入“语言中心”,让合适的专业翻译人员协助提供服务。

例如纽约311的组织架构和运营模式完全是按照专业的呼叫中心来构建的,保证311能提供专业、高质量的服务的基础。纽约311在座席代表上按等级设置普通座席和专家座席,在管理岗位上设有运营主管、行政助理、质量保证分析师(按等级)、员工分析师、项目管理办公室(PMO)分析师、呼叫中心分析师(按等级)、311业务分析师、报告分析师、内容支持主管、项目分析师(按级别)、技术主管、培训主管、培训师、业务流程分析师(按级别)等。

311服务受理工作流程

当市民拨打“311”这个热线号码之后,将迅速了解到所需的信息,或获得任何非紧急的城市服务。在服务受理方面,当来电人提出一项服务请求时,这个请求便随即产生一系列的任务,具体的工作流程是这样的:

每个政府工作人员的工作都被监督,在必要的情况下还可以添加其它任务。通过这个工作流程,311可以确保每项服务请求都被执行,以及掌握执行的情况,用户也可以随时跟踪了解自己的服务请求执行的进展情况。

与服务受理相比,信息查询或咨询类来电更容易处理。311系统提供一套信息词典,存放于知识库中,当市民拨打电话咨询问题或查询信息时,如咨询如何办理驾驶执照、了解城市管理规定或公共会议时间等,311接线员都可以借助信息词典提供标准化的回答。

311系统建设的五个阶段

我们分析美国各城市311系统的发展历程,其建设过程通常有以下几个阶段:

一是决策阶段,即经过可行性分析后决定建设311系统;

第二个阶段进行需求调研,并制作需求建议书,有可能的话,为项目建设招募绩效审计管理员或者聘请咨询监理公司;

三是建设阶段,进行厂商建设外包、系统设计和构造、同时进行呼叫中心员工招募和培训;

四是试运行阶段,进行311系统的逐步应用和启动;

五是推广和应用阶段,对311系统进行推广,并正式运行。

311系统的运行与发展

由于城市规模大小不一,美国各城市的311中心规模也各不相同,从几个到几百个座席员都有,但都能提供每周7天、每天24小时的服务。其中夜晚和周末保证一定的座席员数量以满足服务要求,而不是完全靠自动语音回答来解决。

在运行过程中,311系统成为一套高效的管理工具,能生成来电号码、电话呼损情况、呼叫应答时间和呼叫保持等呼叫统计,使城市有效地管理311中心。

311系统还能做到数据库的定时更新,并从中整理和收集各类深度问题,为政府决策提供支持。一些城市还开通了为残障者服务的TTY(聋哑专线,文字电话服务)电话服务,以及网络接入服务。

附表1 美国各城市311系统对比

附表1是美国部门城市311系统建设运营的相关数据(为2002年数据),从表中可以看出美国311的一些基本情况。

美国311系统的建设和使用,提高了美国各城市政府的公共服务能力和服务水准,在全球范围内形成示范效应,法国 里昂 等城市都开始效仿。311合理分流911系统承接的大量非紧急呼叫,实现政府办公流程化,提升政府办事效率创建了典范,树立了开放政府和服务政府的形象,也使政府与市民接触更加密切,也为市民提供了更简便、更快捷的信息提供和获取方式,成为新一代电子政务建设的全球典范。目前,国内钗h地方正在开始建设市民服务中心,相信美国的先进经验可以给我们一些启发和帮助。



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